مدیریت رویداد چیست ؟

مدیریت رویداد

شاید اولین بار باشد اسم “مدیریت رویداد” را می‌شنوید. اما در هر رویدادی که شرکت کرده‌اید، شخصی با تخصص مدیریت رویداد تمامی موارد کلی و جزئی رویداد را برنامه‌ریزی کرده است. تا جایی که سازمان‌هایی برای این منظور تاسیس شده‌اند. این نوع شرکت‌ها میزبانی رویدادهای مختلف از جمله رویدادهای تجاری را برعهده دارند.
اگر می‌خواهید تخصص مدیریت رویداد را یاد بگیرید یا قصد دارید رویداد سازمان خود را به یک مدیر رویداد حرفه‌ای بسپارید، در این مطلب همراه ما باشید. در ادامه به شما توضیح می‌دهیم مدیر رویداد چه وظیفه‌ای داشته و چرا استفاده از این تخصص ضروری است؟ همچنین توضیح می‌دهیم که این مدیر چه مهارت‌هایی داشته و چگونه می‌توان یک رویداد حرفه‌ای را مدیریت کرد.
درصورتی‌که قصد برگزاری رویداد برای سازمان یا شرکت خود را دارید یا مدیریت یک رویداد را برعهده گرفته‌اید، می‌توانید برای اجاره تجهیزات رویداد با کارشناسان ما در بزم آرا تماس بگیرید. همکاران ما، شما را راهنمایی کرده و تجهیزات مورد نیاز را در روز تعیین شده برای شما ارسال کرده و در اجرای برنامه همراه شما خواهند بود.

مدیریت رویداد چیست؟

در انواع رویدادهای عمومی و خصوصی شخصی باید فرایند برنامه‌ریزی و میزبانی مراسم را بر عهده بگیرد. بسیاری از شرکت‌ها برای رسیدن به اهداف اجتماعی و تجاری خود یک مدیر رویداد را استخدام کرده یا این وظیفه را به شرکت‌های مربوط به مدیریت رویداد می‌سپارند.
مدیریت رویداد شامل برنامه‌ریزی و اجرای آیتم‌های برنامه در انواع رویدادها از جمله همایش‌های تجاری، سمینارهای آموزشی، کنفرانس‌های صنعتی، نمایشگاه‌ها، مهمانی‌ها، کنسرت‌ها، جشنواره‌ها و مراسم‌های مطبوعاتی است. یک مدیر رویداد حرفه‌ای باید به نیازها و دستورالعمل‌های مدیریت سازمان توجه داشته باشد، طبق بودجه‌ای مشخص برنامه‌ریزی کند و آیتم‌های برنامه را از قبل انتخاب کند.
مدیریت رویداد با برنامه‌ریزی رویداد متفاوت است. البته ممکن است در برخی شرکت‌ها هر دو وظیفه را یک نفر انجام دهد. برنامه‌ریز رویداد باید به دنبال آیتم‌های خلاقانه و قابل اجرا باشد. اما مدیر رویداد بیشتر مدیریت پروژه را بر عهده داشته و اجرای برنامه را ساماندهی می‌دهد.

مدیر رویداد باید مسئولیت‌های مختلفی را برعهده بگیرد تا برنامه هر چه بهتر انجام شود. وظایف این مدیر می‌تواند شامل موارد زیر شود.

• انتخاب و رزرو سالن
• هماهنگی با فروشندگان
• هماهنگی با اجاره‌دهنگان تجهیزات
• دعوت از مجری و گروه‌های سرگرم‌کننده
• هماهنگی برای پارکینگ
• اخذ مجوزهای لازم
• رعایت استانداردهای بهداشتی و ایمنی
• تدوین برنامه‌های اضطراری
• مدیریت بحران در رویداد
• طراحی طرح امنیتی
• نظارت بر رویداد

مدیریت رویداد مربوط به هماهنگی تمامی تدارکات است. ممکن است در یک رویداد وظایف مدیر رویداد کمتر بوده و در رویداد دیگری وظایف مدیر بسیار بیشتر از موارد ذکر شده باشد.
اگر تدارکات یک رویداد به شما سپرده شده است، می‌توانید برای اجرای برنامه و اجاره تجهیزات لازم با بزم آرا تماس بگیرید. در بزم آرا امکان اجاره سیستم صوتی، تصویربرداری، تلویزیون و لوازم نورپردازی وجود دارد. این تجهیزات توسط اپراتور نصب شده و برنامه به طور کامل توسط افراد حرفه ای اجرا می‌شود.

تفاوت مدیریت رویداد و برنامه ریزی رویداد

میان مدیریت رویداد و برنامه ریزی رویداد ارتباط تنگاتنگی وجود دارد. اما عملکرد و وظایف آنها متفاوت است. برنامه ریز رویداد باید چشم انداز برنامه را بررسی کند، طرح‌های اولیه را چیده و ایده‌های خلاقانه‌ای برای رویداد پیدا کند. اما مدیر رویداد با جزئیات برنامه‌های قبل و در طول رویداد را به طور دقیق اجرا کند.
وظایف این دو عنوان شغلی در برخی مواقع با هم تداخل دارد. گاهی ممکن است یک مدیر رویداد بخش‌هایی از برنامه را برنامه ریزی کند. گاهی هم ممکن است برنامه ریز رویداد بخش‌هایی از برنامه را مدیریت کند. در برخی از سازمان‌ها این دو وظیفه را یک نفر انجام می‌دهد. اگر می‌خواهید کسب‌وکار خود را مدیریت کنید یا رویدادهای شرکت شما کوچک است، احتمالا هر دو وظیفه را یک شخص انجام دهد.

در ادامه چند نمونه از وظایف مدیر رویداد و برنامه ریز رویداد را ذکر می‌کنیم.

• انجام مراحل رزرو سالن
• هماهنگی با فروشندگان
• استخدم و مدیریت پرسنل
• مدیریت محل در طول رویداد
• انتخاب موضوع و مفهوم رویداد
• انتخاب سالن
• برنامه ریزی منو
• ترتیب آیتم‌های برنامه مانند سخنرانی و سرگرمی

مدیریت رویدادهای مجازی

در چند سال اخیر بسیاری از رویدادها به صورت آنلاین برگزار می‌شوند. شرکت‌ها از پخش زنده اینترنتی یا بسترهای برگزاری رویداد برای اجرای برنامه خود استفاده می‌کنند. به همین دلیل مدیریت رویداد نیز از حالت سنتی خارج شده و شکل مدرن‌تری گرفته است. مدیر رویداد باید از دانش خود در مدیریت رویدادهای حضوری استفاده کرده و آن را در دنیای مجازی پیاده کند.
در رویداد مجازی دیگر نیازی به رزور سالن، ایمنی و پروتکل‌های بهداشتی و پذیرایی نیست. اما مدیر رویداد باید به دنبال فناوری مناسب، ایجاد محتوای مناسب و جذب افراد در رویداد مجازی باشد.
اگر مدیریت یک رویداد را برعهده دارید و قرار است برنامه به صورت مجازی برگزار شود، می‌توانید از خدمات پخش زنده اینترنتی یا لایو استریم در بزم آرا استفاده کنید. شما می‌توانید با این خدمات، رویداد خود را به صورت آنلاین و زنده در پلتفرم‌های مختلف از قبیل آپارات، اینستاگرام یا سایت شخصی پخش کنید.

مراحل مدیریت رویداد موفق

در رویدادهای مختلف وظایف و مراحل انجام کار متفاوت می‌شود. اما مراحلی که در ادامه ذکر می‌کنیم برای تمامی رویدادها قابل اجرا است. اگر در حال حاضر قرار است مدیریت یک رویداد را برعهده بگیرید، باید مراحل زیر را به ترتیب طی کنید.

مرحله 1: هدف خود را تعیین کنید.
ابتدا باید هدف از رویداد مشخص شود. هر چه بهتر بتوانید هدف از رویداد را مشخص کنید، وارد شدن به جزئیات دقیق‌تر می‌شود. به عنوان مثال هدف از رویداد راه‌اندازی یک محصول جدید است یا می‌خواهد در مورد کسب و کار سرنخ‌های بیشتری به مخاطب بدهد؟
هدف از رویداد در نوع اجرای برنامه تاثیر زیادی دارد. در این صورت مدیریت رویداد در طولانی‌مدت آسان‌تر می‌شود. بعد از شناسایی هدف باید تحقیقات را شروع کنید. اقدامات مورد نیاز را پیدا کرده و جرئیات آنها را ترسیم کنید.

مرحله 2: موضوع رویداد را انتخاب کنید.
بعد از تحقیقات باید یافته‌های خود را ترسیم کرده تا روند رویداد مشخص شود. برای پیدا کردن جزئیات باید سوالاتی از خود بپرسید. سوالاتی مانند:

موضوع رویداد چیست؟

مخاطب هدف ما کیست؟

قرار است رویداد کجا و چه زمانی برگزار شود؟

فرمت رویداد چیست؟

مدت زمان رویداد چند ساعت است؟

چند شرکت‌کننده ممکن است در رویداد شرکت کنند؟

سخنرانان مراسم چه افرادی هستند؟

قرار است در برنامه آیتم سرگرمی داشته باشیم؟

چگونه می‌توان حضار را بیشتر درگیر رویداد کرد؟

رویداد رایگان است یا هزینه دریافت می‌شود؟

چه تجهیزاتی برای رویداد لازم است؟

کدام تجهیزات را باید خرید و کدام را می‌توان اجاره کرد؟

آیا نیازی به حامی مالی است؟

برای رویداد آنلاین چه فناوری مورد نیاز است؟

• موضوع رویداد چیست؟
• مخاطب هدف ما کیست؟
• قرار است رویداد کجا و چه زمانی برگزار شود؟
• فرمت رویداد چیست؟
• مدت زمان رویداد چند ساعت است؟
• چند شرکت‌کننده ممکن است در رویداد شرکت کنند؟
• سخنرانان مراسم چه افرادی هستند؟
• قرار است در برنامه آیتم سرگرمی داشته باشیم؟
• چگونه می‌توان حضار را بیشتر درگیر رویداد کرد؟
• رویداد رایگان است یا هزینه دریافت می‌شود؟
• چه تجهیزاتی برای رویداد لازم است؟
• کدام تجهیزات را باید خرید و کدام را می‌توان اجاره کرد؟
• آیا نیازی به حامی مالی است؟
• برای رویداد آنلاین چه فناوری مورد نیاز است؟

بدون شک سوالات زیادی است که می‌توانید مطرح کنید. اما بیش از این از حوصله مطلب خارج است. با طرح سوال می‌توانید هر نوع مشکلی را شناسایی کنید و راحت‌تر وارد جزئیات رویداد شوید.
مرحله 3: جزئیات رویداد را بررسی کنید.
زمانی که ایده کلی مدیریت رویداد مورد نظر را پیدا کردید، وقت آن است که وارد مرحله اجرا شوید. این مرحله بسیار زمان‌بر بوده و باید لیست اقدامات خود را یادداشت کنید. فهرست اقدامات می‌تواند شامل موارد زیر باشد.

• رزرو سالن یا پلتفرم رویداد آنلاین
• پیدا کردن فروشندگان، سخنرانان و حامیان مالی
• بازاریابی رویداد و توسعه
• ارتباط با شرکت‌کنندگان
• تدارکات روز رویداد
• ارتباطات بعد از رویداد

مرحله 4: ارائه رویداد
بعد از گذشتن از مراحل ذکر شده به روز رویداد می‌رسید. در این روز برای برگزاری موفق رویداد باید نکاتی را رعایت کنید. برخی از این اقدامات عبارتند از:

• اطمینان از تنظیم همه جزئیات
• ثبت نام
• ارتباط با مهمانان
• مدیریت مشکلات غیرمنتظره و شرایط اضطراری
• پشتیبانی از سخنرانان
• تعامل با مخاطب و استفاده از رسانه‌های اجتماعی
مرحله 5: وظایف بعد از رویداد

بعد از اتمام رویداد کار شما تمام نمی‌شود. تفاوت یک مدیر رویداد حرفه‌ای با غیرحرفه‌ای در همین مرحله است. شما باید بعد از رویداد بازخوردها را بررسی کنید. با مخاطبان مشارکت داشته تا بهتر برای آینده برنامه‌ریزی کنید.
12 تا 48 ساعت بعد از اتمام رویداد برای شرکت‌کنندگان ایمیل تشکر فرستاده و از آنها نظرسنجی کنید. با استفاده از این نظرات می‌توانید گزارش جامع و کاملی تنظیم کنید.

سخن آخر

مدیریت رویداد جرئیات زیادی داشته و با هر بار تجربه این حرفه می‌توان بهتر از قبل عمل کرد. برای مدیریت بهتر رویداد باید با متخصصان حوزه‌های مختلف مربوطه مشاوره داشته باشید. اگر مدیریت یک رویداد به شما سپرده شده است یا تصمیم دارید برای کسب و کار خود رویدادی برگزار کنید، می‌توانید برای اجاره باند، میکروفون، تجهیزات نورپردازی، تجهیزات تصویربرداری و تلویزیون از طریق سایت بزم آرا اقدام کنید.
در بزم آرا علاوه بر اجاره تجهیزات، اجرای برنامه نیز بر عهده متخصصان بوده و صدابرداری و تصویربرداری به شکل کاملا حرفه‌ای انجام می‌شود