تجهیز سالن کنفرانس

برای برگزاری هر چه بهتر کنفرانس ها و افزایش بهره وری جلسات باید در تجهیز صوتی سالن کنفرانس و ساخت اتاق جلسات از به روزترین متدهای طراحی سالن کنفرانس، امکانات و خدمات پیشرفته و تجهیزات با کیفیت استفاده شود. شرایط استاندارد سالن به ایجاد فضای راحت و امکان مشارکت بیشتر کمک می کند. از تجهیزات مهم در سالن کنفرانس می توان به موارد زیر اشاره کرد:
• دوربین فیلمبرداری یا وب
• میکروفون
• بلندگو
• نمایشگر
• تخته سفید
• میز و صندلی
مهم ترین نکته در تجهیز صوتی سالن کنفرانس و طراحی و ساخت آن متناسب بودن تجهیزات با فضای سالن کنفرانس است. اگر قرار باشد، از پروژکتور، تلویزیون یا ویدئو وال برای نمایش تصاویر استفاده شود، باید در زمان بازدید از سالن ابعاد مورد نیاز اندازه گیری شده، تا ابعاد نمایشگر بیش از حد بزرگ یا کوچک نباشد. در شرکت های بزرگ که احتمال دارد ، گروه های مختلف از سالن کنفرانس استفاده کنند، می توان نمایشگری خارج از سالن قرار داد و برنامه سالن کنفرانس و تایم جلسات را بر روی آن نمایش داد. در این حالت امکان مزاحمت در طول جلسات وجود نداشته و افراد با تمرکز بالا در مورد مسائل شرکت تصمیم گیری می کنند. در مورد بلندگوها نیز در روز بازدید با توجه به ابعاد سالن و نیاز کاربری آن تعداد باندها مشخص می شود. اگر در تجهیز صوتی سالن کنفرانس افراد غیر متخصص کار را بر عهده بگیرند، ممکن است بدون توجه به استانداردهای صدا، از تعداد کم یا زیاد باند استفاده کنند. در صورتی که تعداد سیستم های صوتی بیش از حد استاندارد باشد، صدا برای حضار آزاردهنده خواهد شد. در صورت کم بودن باندها صدا ضعیف بوده و کیفیت به شدت کاهش می یابد.

طراحی دیوارها در تجهیز سالن کنفرانس

برای طراحی دیوار و سقف سالن کنفرانس باید از پوشش های استانداردی استفاده شود، که به پخش یکنواخت صدا کمک کنند، اما باعث انعکاس صدا نشوند. دیوارها باید مناسب سالن های کنفرانس و اتاق جلسات باشند. برای این که دیوار و حتی کف سالن با اصول آکوستیک اجرا شود، برای دیوارها از پنل های آکوستیک استفاده شده و کف سالن کنفرانس با موکت ضخیم و نفوذ پذیر (برای جذب صدا) پوشیده می شود.

میز و صندلی در تجهیز سالن کنفرانس

از موارد مهم دیگر بحث میز و صندلی ها در تجهیز سالن کنفرانس می باشد. صندلی ها باید برای استفاده طولانی و چند ساعته مناسب باشد. جنس برخی صندلی ها برای سالن کنفرانس مناسب نبوده و گرما را به خود جذب می کنند. چنین صندلی هایی شرکت در جلسات را با مشکل روبرو می کند. در تجهیز سالن کنفرانس جنس صندلی ها پارچه ای بوده تا حالت آکوستیک سالن حفظ شود.

نورپردازی در تجهیز اتاق کنفرانس

در تجهیز سالن کنفرانس باید به روشنایی و میزان نور نیز دقت شود. افراد غیر حرفه ای در زمان تجهیز سالن کنفرانس به این نکات دقت نکرده و کارایی سالن کنفرانس را پایین می آورند. اگر سالن کنفرانس دارای پنجره باشد، باید برای زمان استفاده از پروژکتور راهکاری در نظر گرفت و از پرده هایی استفاده کرد، که به طور کامل جلوی نور را بگیرند.
سیستم نورپردازی و لامپ های به کار رفته باید مطابق با استانداردها باشند. اگر در شرایط عادی نور سالن کنفرانس کم باشد، باعث خستگی کارکنان شده و زمان مشاهده نمودارها و تصاویر باعث آسیب به چشم می شود. باید نحوه نورپردازی سالن کنفرانس به صورتی باشد، که اگر تمام پنجره ها پوشیده شود، باز هم نور کاملا مناسب باشد. زیرا ممکن است، پنجره سالن کنفرانس به قسمتی دید داشته باشد، که باعث حواس پرتی و عدم تمرکز افراد شرکت شود. در چنین حالتی بیشتر شرکت ها تمایل دارند، در زمان تجهیز سالن کنفرانس از پرده هایی استفاده کنند، که پنجره را به طور کامل پوشش دهد.
برخی سالن های کنفرانس از ابتدای ساخت اصولی ساخته نشده و به دلیل نوع طراحی ممکن است، صداهای مزاحم از بیرون وارد سالن شود. در زمان تجهیز سالن کنفرانس اگر تغییرات عمده ساختاری نیاز نباشد، می توان با افزودن عایق صوتی به دیوارها و درزهای پنجره ها، تا حد بسیار زیادی سالن کنفرانس را به حد استاندارد رساند.

ظرفیت برای تجهیز اتاق جلسات

در زمان تجهیز سالن کنفرانس می توان ظرفیت سالن را به طور دقیق مشخص کرد. در صورتی که سالن کنفرانس بزرگ باشد و کارفرما بخواهد، چیدمان صندلی ها کاملا طبق اصول بین المللی انجام شود، به طور متوسط برای هر فرد 1.3 متر مربع در نظر گرفته می شود. اما اگر قرار باشد، ظرفیت سالن کنفرانس افزایش پیدا کند و افراد بیشتری در جلسات حاضر شوند، برای هر فرد حدود 0.5 متر مربع در نظر گرفته می شود.
در صورتی که قصد تجهیز صوتی مدارس و دانشگاه ها را دارید، می توانید با کارشناسان بزم آرا تماس بگیرید. ما در تجهیز مدارس از بهترین و به روز ترین تجهیزات استفاده می کنیم.

تجهیز صوتی سالن کنفرانس برای ویدئو کنفرانس

امروزه در زمان تجهیز صوتی سالن کنفرانس بیشتر کارفرمایان می خواهند، سالن برای کنفرانس های ویدئویی نیز مجهز شود. در این حالت می توان برای نمایش تصویر از پروژکتور، تلویزیون یا ویدئو وال استفاده کرد. نمایشگر بر روی دیوار نصب شده و همه افراد حاضر در جلسه می توانند تصویر شخص مورد نظر را مشاهده کنند. حالت دیگری که قابل اجرا می باشد، استفاده از مانیتور برای هر شخص به طور مجزا است. در این حالت علاوه بر تصویر بزرگ روی تلویزیون، هر شخص به راحتی تصویر را جلوی خود مشاهده می کند.
برای تجهیز سالن کنفرانس در حالت پیشرفته از تکنولوژی به نام اتو ترک (Auto Track) استفاده می شود. در این سیستم دوربینی در سالن کنفرانس قرار داده می شود. دوربین به یک منبع تغذیه وصل می شود. منبع تغذیه به میکروفون افراد حاضر در جلسه متصل است. زمانی که شخصی بخواهد صحبت کند، میکروفون خود را روشن کرده و دوربین به صورت خودکار به سمت آن شخص می چرخد. این حالت بازدهی ویدئو کنفرانس را بالا برده و امکان تعامل میان افراد را ایجاد می کند.
در تجهیز سالن کنفرانس و استفاده از آن برای ویدئو کنفرانس باید بستر مناسب و نرم افزارهای مخصوص کنفرانس ویدئویی ارائه شود، تا برنامه ریزی، سازماندهی و برگزاری جلسات به صورت مجازی به بهترین شکل انجام شود. فناوری به کار رفته در تجهیز سالن کنفرانس در بهره وری افراد بسیار مهم است. حتی تاخیری کوچک در جلسه به دلیل مشکلات فنی تاثیر بسزایی بر کنفرانس خواهد داشت. اگر در زمان تجهیز سالن کنفرانس از اتصال اینترنتی سریع و قابل اعتماد استفاده نشود، از بخش ویدئو کنفرانس نمی توان استفاده چندانی کرد و تجهیزات به کار رفته برای این بخش بدون استفاده می ماند.

نحوه طراحی سالن کنفرانس

موارد ذکر شده برای تجهیز صوتی سالن کنفرانس و ارائه ویدئو کنفرانس ضروری می باشد. اما برای بازدهی بیشتر جلسات باید به ظاهر سالن کنفرانس و نحوه طراحی آن نیز دقت شود. به خصوص اگر قرار باشد، بازدیدکنندگان، مشتریان یا سرمایه گذاران در جلسات کنفرانس حضور داشته باشند، اهمیت طراحی سالن کنفرانس بسیار بیشتر می شود. تعداد میکروفون ها، باندها و دوربین ها به نوع چیدمان و طراحی سالن کنفرانس بستگی دارد.
رایج ترین نحوه چیدمان در سالن کنفرانس، چیدمان U شکل می باشد. در این نوع چیدمان میز U شکل وسط سالن کنفرانس قرار گرفته و صندلی ها در قسمت بیرونی میز قرار می گیرند. این نوع چیدمان برای ارائه و جلسات و بحث هایی که توسط یک یا چند سخنران هدایت می شود، مناسب است. همچنین در ارائه صوتی و تصویری این نوع چیدمان کاربرد دارد.
طرح چیدمان سنتی نیز در تجهیز سالن کنفرانس های زیادی استفاده می شود. در چنین چیدمانی صندلی ها دور یک میز بزرگ چیده می شوند. در سالن هایی که ظرفیت زیادی دارند، می توان از چند میز استفاده کرد، تا افراد بیشتری در جلسات شرکت کنند. در جلسات و گفتگوهای تعاملی این سبک بسیار گزینه مناسبی است. در این حالت افراد حاضر در جلسه ارتباط خوبی با هم خواهند داشت.